Flanders Synergy let's work together
Teamwork, afspraken en sterrollen
Teamwork, afspraken en sterrollen

Teamwork, afspraken en sterrollen

Janssen Pharmaceutica

 

Johnson & Johnson, en daarme Janssen Pharmaceutica, is continu op zoek naar de beste organisatievorm om optimaal te kunnen voldoen aan de eisen van de patiënt. Binnen de Supply Chain Organisatie in Beerse, zo'n 700 medewerkers sterk, werd een nieuwe organisatievorm uitgerold. Teamwork, éénduidige doelstellingen, duidelijke afspraken en sterke onderlinge relaties, zijn de kernwoorden van de aanpak. 

 

De eerste ideeën rond een nieuw organisatieontwerp binnen de afdeling Supply Chain ontstonden een 4-tal jaren geleden na een interne bevraging rond het psycho-sociaal welzijn," zegt programmaleider Guy Mannaerts van Janssen Pharmaceutica. "Uit de bevraging bleek onder meer dat een vraag was vanuit de operatoren om enerzijds nog meer hun talent te kunnen ontwikkelen en anderzijds nog meer betrokken te worden in de dagelijkse operationele activiteiten. Daarnaast was er ook de vraag om te streven naar een betere samenwerking met de ondersteunende afdelingen door kortere en efficiëntere interacties op te zetten zodat de productieprocessen vlotter zouden verlopen."

 

Hertekenen organisatiestructuur

"Het was duidelijk dat we onze organisatiestructuur moesten hertekenen. Daarom besloten we om de functie van supervisor te vervangen door twee nieuwe functies: een teamcoach die een team aanstuurt, coacht en verder begeleidt naar zelfsuring, en een Operation Support voor de wetenschappelijke en technische background. We lieten de supervisors zelf kiezen en uitmaken in welke van die twee rollen hij zich het beste voelde. Een andere belangrijke aanpassing was het verkorten van de communicatielijnen met en tussen de ondersteunende diensten zoals planning, kwaliteit, onderhoud en het team van procesingenieurs. Door hen fysiek in dezelfde ruimte te plaatsen en te werken aan samenwerkingsverbanden werden de lijntjes korter en werden beslissingen sneller genomen. 

 

Zelfsturende Teams

Voorafgaand aan de definitieve uitrol in september vorig jaar werd een kick off georganiseerd, een externe teamdag waar de violen werden gestemd tijdens spreeksessies met operatoren en ondersteunende diensten. Per team werden doelen bepaald, alsook de rollen en verantwoordelijkheden. "Per team werden ook de 'sterrollen' aangeduid," vertelt Guy Mannaerts. "Dit zijn niet-hiërarchische rollen binnen het team die fungeren als aanspreek- en communicatiepunt op vlak van bijvoorbeeld kwaliteit, veiligehid, lean, communicatie, enz. Via de geleidelijke introductie van dit soort rollen kan een team stap voor stap meer verantwoordelijkheid opnemen. Deze sterrollen overleggen ook regelmatig onderling om hun expertise en kennis te delen."

 

Talenten kaartspel

Janssen zet dus sterk in op de ontwikkeling van talenten en op teamwork. Guy Mannaerts: "De talenten die in onze organisatie aanwezig zijn, werden tot dan te weinig benut. Daarom ontwikkelden we het 'talenten kaartspel'. Doel is om aan de hand van de speelkaarten elkaars talenten te benoemen in werksituaties. Doel is dat iedere speler op het einde van het spel vijf talenten heeft. Deze worden later ook besproken tijdens een persoonlijk ontwikkelingsgesprek." En er wordt eveneens gekeken hoe medewerkers hun talenten zoveel mogelijk kunnen inzetten binnen hun werkomgeving. 

 

"De reacties op deze manier van werken zijn positief omdat de medewerkers meer zeggenschap ervaren en meer imapct hebben. De talenten worden expliciet benoemd. Dit is natuurlijk een 'ongoing' traject. We willen eerst in elk team de basisconcepten verder verankeren en dan langzaam de regeltaken inbrengen, en zo verder het pas op gaan van autonome teams."

 

Waar liggen de uitdagingen? Guy Mannaerts: "We zijn een multinational die de laatste jaren de beweging gemaakt heeft naar een sterke centralisatie wat reflecteert in een globale organisatiestructuur. De grote uitdaging voor een lokale organisatie is om te balanceren tussen enerzijds de globale structuur met steeds strakker wordende voorschriften en standaarden en de lokale werking waar we streven naar meer autonomie. De oplosing hier is om optimaal te aligneren binnen deze globale structuren en te zoeken naar gezamenlijke doelstellingen en nieuwe samenwerkingsverbanden en dat vraagt binnen de groep af en toe om goede en duidelijke afspraken."

 

Bij Janssen Pharmaceutica, onderdeel van Johnson & Johnson (128.000 medewerkers wereldwijd), staat de zorg voor de patiënt centraal. 4600 medewerkers in België streven naar oplossingen die een doorbraak betekenen bij de behandeling van ziekten. Janssen ontwikkelt behandelingen voor enkele bedreigende aandoeningen en complexe medische uitdagingen waaronder suikerziekte, hepatitis, HIV, kanker, artritis, dementie en andere mentale aandoeningen. 

 

©CxO Magazine editie okober-november 2016