Flanders Synergy let's work together
De veranderaanpak in de praktijk: De Kade
De veranderaanpak in de praktijk: De Kade

De veranderaanpak in de praktijk: De Kade

Verandertrajecten worden vaak bedacht door het management, waarvoor ze soms jaren de tijd nemen en waarbij ze - bij wijze van spreken - na een korte introductie met prachtige powerpoints verwachten dat medewerkers deze onmiddellijk uitvoeren. Kan dit anders? Kunnen we met alle medewerkers en belanghebbenden continu samen ‘denken en doen’ over de verandering, of zoals wij soms zeggen: ‘doenken’?

Met Flanders Synergy hebben we een veranderaanpak ontwikkeld, waarbij we een brede betrokkenheid van alle belanghebbenden garanderen, zowel van de interne medewerkers als externe partners. Het is een methodiek waarbij we werken met een veranderteam (een team die mensen in beweging zet), omringd door een breder forum. We baseren ons hierbij op de scrum-techniek, waarbij verschillende sprints kort op elkaar volgen en het prototype van herontwerp telkens wordt verder ontwikkeld en verfijnd, in afstemming met alle belanghebbenden.

Op onze ledenavond van 28 april 2016 stond de veranderaanpak centraal. We waren te gast bij De Kade in Brugge, een organisatie die voor het eerst in Vlaanderen aandurft om een verandertraject van 1200 medewerkers op deze manier aan te pakken. Tijdens de ledenavond getuigden verschillende leden van het veranderteam en het forum vol enthousiasme over hun verandertraject en de manier waarop ze dit aanpakken. De Kade is een voorziening die werkt voor personen met een beperking. Ze zijn een netwerk van vier scholen (drie basisscholen en een secundaire school), een begeleidingscentrum (met zowel minderjarigen- als volwassenenbegeleiding), een WOTC en een revalidatie- en hoorcentrum. In totaal werken zij met een 1200-tal medewerkers. Ze hebben 24 vestigingsplaatsen verspreid over het West-Vlaamse landschap.

Zich wapenen voor de toekomst

De Kade is zowel actief in de zorg als het onderwijs, en ziet heel wat uitdagingen en nieuwe ontwikkelingen op haar afkomen (M-decreet, PVF, …). Alles waarrond zij werken, zal veranderen. Dan kan je niet zeggen: wij gaan met dezelfde organisatie, met dezelfde mensen, op dezelfde manier verder werken. Bovendien zijn ze een hele grote organisatie en merkten ze dat ze meer naast elkaar dan met elkaar samenwerken. Het idee ontstond om mee te doen met een ESF-oproep ‘Anders, mensgericht ondernemen’ en de hulp van Flanders Synergy in te roepen. “Een van de zaken die we daarmee willen bereiken, is werken met zelforganiserende teams. Wij gaan uit van de kracht van de mensen. Door te groeien tot zo’n teams, denken wij onze organisatie te kunnen optimaliseren en de mensen meer waardering te geven”, vertelt groepsdirecteur Alain Nauwelaerts.

Het startschot

Eind augustus 2015 werden onder begeleiding van Flanders Synergy meerdere startevents gegeven, telkens voor groepen van 200 à 300 mensen. Deze startevents waren er om de medewerkers in te lichten over het project en te vragen waar zij belang aan hechten, wat er al goed gaat en wat niet, waar ze naartoe willen met de organisatie. De feedback van de zaal werd tijdens het event onmiddellijk verwerkt en teruggekoppeld naar de medewerkers.

Uit deze feedback bleek onder meer dat de gebruiker centraal moest staan. Alain: “We gaan niet alleen uit van de kracht van onze medewerkers, maar ook van de kracht van onze mensen met een beperking. Wij werken niet met hun beperking, maar wij werken met hetgeen zij wel kunnen. Daar zullen we blijven vanuit gaan en daartoe ontwikkelen we ook specifieke expertise. Door de nieuwe regelgevingen en de nieuwe richtingen die deze uitgaan, is er extra waakzaamheid nodig opdat we deze expertise zouden vrijwaren.”

Als de gebruiker centraal staat in je waarden, dan moet je dit ook terugvinden in je organisatiemodel. De Kade is dan ook gestart met het zoeken naar een organisatiemodel dat opgebouwd is rond de gebruikers, en niet rond onderwijs en zorg.

Wie neemt dit traject vast?

Voorafgaand aan deze startevents werd in juni 2015 al gestart met het samenstellen van het veranderteam. Stefanie Compernolle, lid van het veranderteam: “De keuze is gemaakt door de directies. Het criterium hierbij was dat het moest gaan om mensen die ruimdenkend zijn voor de hele organisatie, die over het muurtje heen kunnen kijken.” Om dit te bewaken moest elk directielid 2 personen aanduiden die niet in zijn/haar team zaten. Dus ze hebben eigenlijk gezegd, als men een persoon kent van een andere afdeling, dan is dit een teken dat het iemand is die over het muurtje heen kan kijken. Alain: “Wij hebben de selectie gedaan, maar we zijn wel gaan vragen aan de mensen of ze dit wilden doen. En er is niemand die het niet gedaan heeft!”

In het veranderteam zitten mensen uit allerlei geledingen van de organisatie: administratieve medewerkers, leerkrachten, opvoeders, middenkaders, technische ondersteunende diensten, … “Maar dat was niet het belangrijkste criterium, belangrijkste was dat het mensen zijn die een stuk kunnen loskomen van hun eigen verhaal”, verduidelijkt Stefanie.

De directie heeft er uiteindelijk voor gekozen om zelf niet in het veranderteam te zetelen. “Dit was een moeilijke beslissing, maar we hebben die toch vrij snel kunnen nemen”, vertelt de groepsdirecteur. “In de organisatie leefde heel sterk het gevoel dat alles van bovenaf beslist werd. Als we nu een veranderteam zouden opbouwen waarin de directies sterk aanwezig zijn, dan zouden we dit gevoel alleen maar versterken.”

Samen als team op weg

Het veranderteam van De Kade bestaat uit 11 medewerkers. Zij kwamen de eerste keer samen op de startevents in augustus, en hebben elkaar echt moeten leren kennen. “In het begin was het soms moeilijk om niet vanuit de eigen unit te denken, om dit los te laten. Het is belangrijk om als team open te zijn en elkaar hierover te kunnen aanspreken. Maar dat is niet altijd even gemakkelijk. Ondertussen zijn we een hechte groep geworden en lukt dit goed”, vertelt Els Van den Bergen.

“We komen als team wekelijks samen. Wij hebben hiervoor op vrijdagvoormiddag een moment vrij gekregen”, gaat Ysaline Desmet verder. “Dat is een hele belangrijke. Als je geen tijd en ruimte krijgt, dan lukt het niet.” Ysaline is aangeworven op het moment dat het project echt van start ging. Dankzij de ESF-middelen werkt zij als veranderingscoördinator, zij is als het ware de trekker van het hele veranderteam.

Stefanie Van Passen: “We voelen ons wel een beetje vereerd, dat we hiermee bezig mogen zijn. Het veranderteam vraagt heel veel energie, maar als je die fora gedaan hebt en je voelt dat er een en ander begint te leven, dan krijg je er ook enorm veel voor terug.”

Het forum: wie voelt zich geroepen?

Voor de samenstelling van het forum werd in september 2015 een oproep gedaan naar de rest van de organisatie. Stefanie V.P.: “We kregen enorm veel kandidaturen binnen, maar we moesten wel zien dat het forum een representatieve voorstelling van onze organisatie was. We zijn dan gaan kijken naar enkele criteria, onder meer op basis van de unit waarin mensen werken, hun functie, …”

Zo hadden bijvoorbeeld de meeste directieleden zich kandidaat gesteld, maar als zij allemaal zouden zetelen dan zou het forum niet meer representatief zijn. Deze moeilijke knoop werd doorgehakt via een loting. Uit die loting zijn de groepsdirecteur en de algemeen directeur gekomen. Maar het is niet omdat sommige directieleden niet in het forum zitten, dat ze niet betrokken worden. Enerzijds hebben de zetelende directieleden de plicht om hun team van directieleden in te lichten. Anderzijds, worden ze soms betrokken in ad-hoc werkgroepen. Bijvoorbeeld als het om de structuur gaat, dan worden ze allemaal uitgenodigd om hierover mee te denken, vanwege hun expertise en als belanghebbende.

Het forum bestaat ook uit externe partners. Stefanie V.P.: “We zijn gaan kijken naar partners die belangrijk zijn in heel ons traject: mensen uit de politiek, de pedagogische begeleidingsdiensten, … Ook ouders zijn vertegenwoordigd in het forum.” En dit wordt ten zeerste gewaardeerd. Ann Loveniers: “Als ouder krijgen we hier een fantastische kans om van in het begin mee te denken. We zitten met een 5-tal ouders in het forum.” Dany Dewulf (ouder + directiefunctie bij VAPH): “Voor mijn eigen twee zonen organiseer ik al 16 jaar de afstemming tussen onderwijs en welzijn, want dat zijn blijkbaar twee gescheiden werelden. Voor vele ouders is dat een drama. Bij De Kade is het onderwerp: hoe kunnen we welzijn en onderwijs dichter bij elkaar brengen. Men is dat hier aan het realiseren. Als ouder is dat fantastisch om te zien, dat de gebruiker centraal staat.”

Bij De Kade bestaat het forum uit 75 leden. Ellen Lapeirre, interne medewerker: “Vanuit ons team zetelen we met drie mensen in het forum, elk vanuit een specifieke rol. We maken bewust tijd vrij om deel te kunnen nemen aan de vergaderingen, zo hebben we onze eigen vormingsvergadering voorlopig geschrapt. Ik probeer als ambassadeur van het project ook mijn steentje bij te dragen door in de wandelgangen het project mee uit te dragen en toe te lichten. Vooral rond de periode van het forum leeft dit bij de mensen. Ook in het begin, bij de samenstelling van het forum, merkte ik dat een aantal belangrijke groepen van de voorziening niet vertegenwoordigd waren en zijn we extra mensen gaan aanschrijven.”

De forumleden krijgen het gevoel dat er echt naar hen geluisterd wordt. Dany: “Ik heb dat concreet ervaren bij de visieoefening. Dat was een insteek vanuit de directie en als forum hebben we daarop feedback gegeven. Tijdens het volgende forum werd op een heel duidelijk slide aangetoond: ‘Kijk, dat waren jullie inbrengen, dat hebben wij weerhouden, dat niet omwille van die redenen. Als jullie het hiermee niet eens zijn, mogen jullie ons altijd hierover aanspreken en dan gaan we opnieuw naar jullie luisteren.’”

Klaar voor de sprint

Na de startevents is het veranderteam volop aan de slag gegaan. Voor het komende jaar en half werden de data van de veranderfora om de 10 weken vastgelegd. Het veranderteam werkt telkens naar deze fora toe. Ze bekijken welke stappen ze kunnen ondernemen, en nemen na elk forum de adviezen van het forum onder de loep en gaan daarmee verder aan het werk. Ondertussen zitten ze al aan het vijfde forum. Stefanie C.: “We hebben eigenlijk al veel dingen door elkaar gedaan. En dat was een beetje de filosofie die wij hebben meegekregen: we gaan niet stapsgewijs opbouwen, maar we gaan heel veel dingen tegelijkertijd aanpakken.”

Zo hebben ze stilgestaan bij de waarden en opdracht van De Kade, onder meer op basis van de input die ze kregen tijdens de startevents. Ook werden snel een aantal leidende principes vastgelegd, zoals bijvoorbeeld ‘iedereen heeft recht op een team’, ‘we creëren teams rond de gebruiker’. Deze principes werden ook afgetoetst met het forum.

Vrijwel onmiddellijk werd het werkingsprincipe geïntroduceerd. Medewerkers krijgen de kans om zelf initiatieven te nemen, op voorwaarde dat ze advies inwinnen bij belanghebbenden. Ook het veranderteam volgt dit principe: op het forum winnen zij advies in. Om dit voor iedereen duidelijk te maken, hebben ze dit principe gevisualiseerd aan de hand van kaarten. De groene kaart betekent dat men akkoord gaat met het voorstel, of dat het voorstel oké is mits enkele aanpassingen. De rode kaart betekent dat men een principieel bezwaar heeft. Als je de rode kaart toont, dan moet je ook uitleggen waarom je vindt dat iets tegen de visie indruist en een alternatief geven.

Van grof naar fijn

De laatste fora zijn ze vooral bezig geweest met het grof ontwerp. Ze zijn gestart met iets heel rudimentair voor te leggen aan het forum, en op basis van de feedback werd dit model steeds bijgesteld. Ze trachten hierbij te komen tot een model waarbij de gebruiker centraal staat en waarbij welzijn en onderwijs beter afgestemd is op elkaar, als dit nodig is voor de gebruiker. Voor sommigen kan het zijn dat er geen afstemming nodig is, voor anderen is er dan weer structureel overleg nodig, en voor nog andere moeten welzijn en onderwijs volledig geïntegreerd zijn. Drie gradaties van vervlechting, die ze willen weerzien in hun organisatiemodel.

Het veranderteam is ook bezig met het organiseren van opleidingen rond coachende vaardigheden. Ze werken nog niet met zelforganiserende teams, maar ze weten dat dit eraan zal komen en dat ze zullen groeien naar een model van participatief leiderschap. Dus willen ze de leidinggevenden nu al begeleiden in het ‘loslaten’. Ondanks het feit dat het nog niet duidelijk is wie waar een plaats gaat hebben in de nieuwe organisatie, weten ze wel dat ze die vaardigheden nodig zullen hebben.

Ze nemen dus de bouwstenen van de roadmap integraal vast en om de 10 weken wordt er iets nieuws gepresenteerd aan het forum. Ze zijn vertrokken van iets zeer conceptueel en elke keer wordt dit verder verfijnd.

Elk verbetervoorstel telt

Naast het verder ontwikkelen van het prototype werken ze aan diverse, kleine verbeteringen. Ysaline: “Een medewerker van de ondersteunende dienst wou graag bordjes ‘natte vloer’. Het werkingsprincipe werd toegepast: wie kan daar een principieel bezwaar tegen hebben? Al heel snel waren de bordjes er. Dit maakt medewerkers fier omdat ze zelf de kans krijgen om initiatieven op te starten en te realiseren.” Door deze snelle kleine resultaten krijgen de mensen het gevoel dat er naar hen geluisterd wordt en win je vertrouwen.

Het veranderteam van De Kade organiseert ook regelmatig informatiemomenten voor de medewerkers. Vanuit de adviesplicht is het soms noodzakelijk om alle medewerkers de kans te geven hun advies mee te geven. Ze organiseren dan spreekuren op verschillende locaties. Stefanie C.: “Een van de opmerkingen tijdens de startevents was dat de mensen een vals gevoel van inspraak hadden. Dit proberen we als veranderteam te bewaken door alle medewerkers telkens opnieuw te informeren en hen de ruimte voor feedback te geven.”

Wie weet wat de toekomst brengt?

Momenteel zit De Kade in de fase waarin ze het conceptueel model aan het uitwerken zijn. Een volgende fase gaat zijn: denken in termen van teams en teamstructuur, en het bouwen van entiteiten. Ook de besturing kan er in de toekomst helemaal anders uitzien. Hoe precies, dat moet nog blijken. Maar bepaalde mandaten van directieleden kunnen verdwijnen, en nieuwe mandaten kunnen ontstaan. Ook de positie van het middenkader is niet duidelijk op lange termijn.

Els: “Ook wij zijn niet zeker of we dezelfde job zullen hebben. Het is belangrijk om daarover te spreken.” Nu ze in de fase van het prototype komen, is het belangrijk om opnieuw een stap te zetten naar het middenkader, zodat er geen ongerustheid ontstaat. Om te gaan kijken wat dit concreet betekent voor deze groep en welke positie/rol zij kunnen/willen opnemen.

De weg naar succes

Volgens De Kade zijn vier basisvoorwaarden essentieel om tot een succesvol verandertraject te komen:

  • een enthousiast en gedreven team,
  • een kritisch forum dat ook het project wil uitdragen,
  • directieleden die achter het project staan,
  • middelen (ESF), waardoor je een verandercoördinator in het leven kan roepen.

Ook de ondersteuning van een externe partner zoals Flanders Synergy helpt hen enorm vooruit. Stefanie V.P.: “Zij reiken ons theorieën en kennis aan waarvan wij geen kaas hebben gegeten, maar waarin wij dankzij de ondersteuning groeien. Zij coachen ons als veranderteam. Zo hebben wij ook geregeld telefonische gesprekken wanneer we een ‘paniekske’ hebben of vast zitten. Tegelijkertijd zijn ze aanwezig op de veranderfora. In het begin werden deze door hen geleid, omdat we niet goed wisten hoe we dit moesten aanpakken. Ondertussen zijn we daarin gegroeid en nemen we dit als veranderteam zelf op.”

Els: “We zijn er allemaal ingestapt zonder te weten waar dit naartoe zou leiden. Het fijne is dat we fouten mogen maken, dat we gas mogen terugnemen als we merken dat iets niet goed loopt en we opnieuw kunnen beginnen, niet te snel, met een gezonde portie geduld en een duidelijk plan.”

“Waar het zal stoppen, dat weet ik niet. Belangrijk is dat onze mensen met een beperking én onze medewerkers er beter van worden. Het zal continu blijven veranderen. Maar op een gegeven moment moet je proberen tevreden te zijn met hetgeen je doet. Maar dat gaan wij niet bepalen, dat gaan we moeten horen van de mensen die op ons beroep doen”, vertelt de groepsdirecteur.

En natuurlijk is er ook bij De Kade hier en daar wat weerstand. Ysaline: “Die weerstand is gezond, dat wil zeggen dat mensen betrokken zijn en dat ze zich afvragen wat er gaat gebeuren. Als veranderteam vinden we belangrijk om hiernaar te luisteren. Want vaak zitten daar veel dingen tussen die ons kunnen helpen om verder te denken en ons traject verder vorm te geven. Want misschien is het wel niet zo evident wat wij nu denken of waarmee we bezig zijn.”

Een verhaal van durf, daadkracht en duurzaamheid

Zoals onze algemeen directeur Mieke Van Gramberen de ledenavond afsloot: het verhaal van De Kade is een 3-D verhaal. De ‘D’ van durf. Het getuigt van heel veel moed van de directie om geen deel uit te maken van het veranderteam en om zo’n grote groep van belanghebbenden een stem te geven in het besluitvormingsproces. De ‘D’ van daadkracht. Het veranderteam is een team van jonge mensen, zij gaan vooruit met heel veel enthousiasme. En de ‘D’ van duurzaamheid waarbij twee beleidsdomeinen, welzijn en onderwijs, worden vervlochten van onderuit. Waar ze gaan eindigen, weten ze nog niet. Het zal alleszins duurzaam zijn, omdat ze een wendbare organisatie uitbouwen die zich kan aanpassen aan de veranderende vragen van de gebruiker.

 

Wil je meer weten over onze veranderaanpak? Lees het artikel dat verscheen in ons ledenmagazine Flanders Synergy Inspireert - editie 6 - juni 2016.