Flanders Synergy let's work together
Teamborden binnen de school
Teamborden binnen de school

Teamborden binnen de school

Met praktijkgetuigenis van Stedelijk Lyceum Meir

Het gebruik van teamborden is niet nieuw. Binnen Lean wordt het al geruime tijd gebruikt om het samenwerken in teams te ondersteunen en continu te verbeteren. Met het project ‘onderwijs slim organiseren’ willen we dit instrument nu ook introduceren in scholen. Hiertoe hebben we in eerste instantie een tweedaagse opleiding ‘teamborden binnen de school’ georganiseerd voor de pedagogische begeleiders en enkele scholen uit onze lerende netwerken. De opgedane kennis en inzichten delen we graag met onze leden.  

Doel van het teambord

Leerkrachten werken vanuit de bestaande manier van organiseren vaak ‘solo slim’: ze zijn gericht op het lesgeven voor de klas en zijn het minder gewoon om structureel samen te werken met hun collega’s. Met ‘onderwijs slim organiseren’ pleiten we voor autonome teams die verantwoordelijk zijn voor een community van leerlingen over de vakken en jaren heen. Dit vraagt logischerwijze om intensievere afstemming rond het pedagogisch project voor de community en dus ook instrumenten die deze nieuwe manier van samen werken in team ondersteunen.

Het teambord bevordert het samen werken, door op een visuele en transparante manier de teamopdracht voor te stellen: efficiënt overleggen, samen aan gedeelde doelen werken, duidelijk eigenaarschap (wie doet wat) en een continu proces van verbetering.

Vorm van het teambord

Een team kan haar teambord vormgeven zoals zij dat zelf wil, waarbij een aantal onderdelen zeker aan bod dienen te komen. Hieronder hebben we een teambord uitgetekend en leggen we de verschillende onderdelen voor je uit. 

We raden aan om zeker bij de opstart een fysiek bord te gebruiken, en dit best te plaatsen op een plek waar het team veel komt, bv. in de lerarenkamer. Op die manier wordt het team regelmatig aan haar acties herinnerd.

Formuleren van doelen en acties op het bord

Allereerst moeten de doelen duidelijk geformuleerd worden. Goede doelen zijn:

  • leerlinggericht
  • realiseerbaar binnen beperkte tijd (6 tot 8 weken)
  • passen binnen de visie, ambities en doelen van de school
  • passen binnen de daarbinnen gedefinieerde ambities van het team
  • meetbaar
  • gedeeld door iedereen in het team

We raden teams van leerkrachten aan om eerst goed na te denken over de verwachtingen van hun belanghebbenden, de opdracht en ambities van het team, alvorens te starten met het teambord en concrete doelen en acties daarbinnen. Optioneel kan dit worden bijgehouden op een afzonderlijk ambitiebord dat de ambities voor een volledig jaar visualiseert en de status van de verschillende prioritaire doelen bijhoudt.

Het definiëren van doelen is geen eenvoudige opdracht. Vaak hebben mensen hele grote doelen voor ogen of gaat men onmiddellijk over tot het definiëren van acties, waardoor problemen misschien niet bij de wortels worden aangepakt. Het is dan nodig om de doelen klein en concreet te maken. Hierbij kan de Kaizen-techniek helpen, waarbij volgende vragen worden beantwoord:

  1. Wat is het probleem? Omschrijf en analyseer het probleem.
  2. Waarom stelt het zich? Vraag door (5x waarom vragen), zo kom je tot de kern van het probleem.
  3. Hoe definieer je dan het juiste, zinvolle doel? Omschrijf/definieer, hoe kan je het meten? Welke acties kunnen we doen om het te verbeteren?
  4. Welke acties kunnen we doen om de verbeteringen te borgen?

Op het teambord komen best slechts 2 à 3 concrete doelen die het team samen willen realiseren binnen de 6 tot 8 weken. Na die periode kan het teambord worden leeggemaakt en aangevuld met nieuwe, kleine doelen voor de volgende periode.

Na het bepalen van de doelen, is de volgende stap het afleiden van specifieke acties. Sta hiervoor eerst even stil bij de huidige situatie: waarom werkt het niet? Leg vervolgens de actie vast en wijs ze toe aan één of meerdere teamleden.

Hoe verloopt een bordsessie (of een vergadering rond het bord)

Om een teambordsessie goed te laten verlopen, geven we aan onze scholen een aantal spelregels mee:

  • Team = samen verantwoordelijk
  • Elkaar (respectvol) durven aanspreken
  • Rechtstaan (actiever, korter)
  • Respecteer de rol van de teambordleider
  • Hou het kort en efficiënt binnen de 15 minuten (Bij opstart mag dit even wat langer)
  • Hou de frequentie van het overleg hoog (wekelijks of dagelijks)
  • Maak het bord op eigen maat, en pas het aan als het niet werkt.

Binnen het team is er één iemand die de leiding neemt, de teambordleider. Het team beslist zelf wie dit wordt. Dit kan een roterende of een vaste rol zijn. Als teambordleider moet je kunnen faciliteren, luisteren, toetsen/recapituleren, evenwicht helpen zoeken tussen discussie en parkeren, mensen bij de les houden, iedereen het woord geven, … Wat je als teambordleider zeker niet mag doen, is inhoudelijke sturing geven, iemand anders de leiding laten overnemen of de sessie laten monopoliseren. Dit is geen gemakkelijke rol. Bij de opstart wordt vaak gekozen om zich te laten begeleiden door een ervaren iemand.

Van de andere teamleden wordt verwacht dat ze actief deelnemen, durven spreken, luisteren, feedback geven, bondig zijn, oplossingsgericht en respectvol. Doordat ieders inbreng belangrijk is voor het invullen van het bord, stimuleer je de betrokkenheid.

En wat met de directie? Op welke manier sluiten zij aan bij dit proces?

De directie kan een belangrijke rol spelen bij het op gang brengen van de methodiek binnen een team. Daarnaast heeft zij vanuit haar rol de taak om zaken die belangrijk zijn op schoolniveau (schooldoelen) voor te leggen aan de teams en te vragen om daar werk van te maken binnen de visie van de school. Het invullen van de doelen laat de directie beter over aan het team zelf. De directie blijft wel peilen naar de ondersteuning die het team nodig heeft en kan samenwerking tussen teams promoten.

Tot slot

Het teambord is een goed hulpmiddel om teams van leerkrachten te helpen opstarten. Het bord en de methodiek die erbij hoort, zorgt ervoor dat de neuzen in dezelfde richting wijzen en teamleden worden aangemoedigd om uitdagingen te helpen opnemen binnen het team. Het zorgt ook voor interactie en transparantie, waarbij het efficiënt en kort vergaderen wordt gepromoot en waarbij inhoudelijke discussies (buiten de teambordsessie) worden gevoerd met degenen die ze moeten voeren. 

 

Praktijkgetuigenis Stedelijk Lyceum Meir

Stedelijk Lyceum Meir is één van de eerste scholen uit onze lerende netwerken die het teambord gebruikt ter ondersteuning van haar teamwerking. Het team eerste graad test het voor de school uit. Ze worden bijgestaan door 2 interne coaches, Steve Daponte en Hendrik Vandenberghe, die onze opleiding hebben gevolgd.

Na enkele weken stellen de coaches al de eerste positieve effecten vast. Vergaderingen lopen efficiënter en beslissingen worden sneller genomen. Doordat het bord op een zichtbare plaats in de lerarenkamer hangt, wordt niet enkel het team herinnerd aan de lopende opdrachten. De andere leerkrachten, die niet betrokken zijn bij het teambord, zijn meteen ook op de hoogte van de leerlinggerichte doelen waar het team aan werkt. Daarnaast wordt het nu zichtbaar welke leerkrachten meer taken op zich nemen, en worden de taken beter verdeeld in het team. Steve: “Het bord is een sterk instrument om de grote krachtlijnen uit de schoolvisie te laten neerdalen tot op de klasvloer.”

Maar de coaches geven ook aan dat het team nog moet wennen aan deze manier van samenwerken. “Ik vind het bord een prachtig instrument om zoveel mogelijk mensen te betrekken bij acties. Het geeft me het gevoel om echt 'samen school te maken'. De uitvoering van de acties loopt niet altijd vlot, misschien moet er toch nog een eindverantwoordelijke zijn die alles opvolgt en af en toe de verantwoordelijke van de actie aan zijn of haar mouw trekt…”, vertelt één van de teamleden. 

Een verandering vraagt natuurlijk de nodige tijd, om de nieuwe manier van werken onder de knie te krijgen. Steve: “Sommigen zien het nog iets te veel als een extra taakbelasting, over een extra uur per week samenkomen. Het is echter de bedoeling dat binnen dit uur heel wat gerealiseerd wordt, dat ze anders alleen thuis hadden moeten doen of tijdens andere vergaderingen.”