Flanders Synergy let's work together
Woon- en Zorgcentrum Cocoon, vzw Compostela, WoonZorgCollectief
Woon- en Zorgcentrum Cocoon, vzw Compostela, WoonZorgCollectief

Woon- en Zorgcentrum Cocoon, vzw Compostela, WoonZorgCollectief

Woon-en Zorgcentrum Cocoon nam deel aan het eerste praktijklabo van het Zorgvernieuwers-project, dat in samenwerking met VIVO en het Sociaal Fonds Ouderenzorg eind 2015 opstartte en afliep in april 2016. Enkele jaren geleden kwamen zij al een eerste keer in contact met IAO, toen ze op zoek waren naar een nieuwe planningstool om uurroosters op te maken. Het succes van dit project prikkelde hen om nieuwe initiatieven ter verbetering van hun arbeidsorganisatie onder de loep te nemen. Bert Schonenberg (directeur WZC Cocoon, vzw Compostela) neemt ons mee in hun verhaal.

Woon- en Zorgcentrum Cocoon, gelegen in Antwerpen stad, is één van de voorzieningen voor ouderenzorg van de vzw Compostela. Om aan de vragen en behoeften van een 760 bewoners en cliënten te kunnen voldoen, zijn er bij de vzw Compostela ongeveer 530 medewerkers in dienst. Kernwaarden die ze van hun werknemers verwachten zijn respect, vriendelijkheid en deskundigheid. Waarbij deskundigheid meer is dan de technisch correcte uitoefening van het beroep. Ze willen immers geen routinewerk maar aangepaste, individuele zorg.

 

Wat voorafging

Vijf jaar geleden was WZC Cocoon op zoek naar een planningstool die de hoofdverpleegkundigen zou ondersteunen in de weinig dankbare taak om uurroosters voor hun team op te maken. Tijdens deze zoektocht maakten ze kennis met het in Scandinavië populaire concept van zelfroosteren. Bij zelfroosteren legt men de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor het maandrooster niet langer bij de direct leidinggevende/planner, maar bij het team zelf. Elk teamlid brengt zelf haar/zijn uren in, het team kijkt zelf waar er overlappingen dan wel leemtes in de bezettingseisen zijn. Zo maken zij gezamenlijk het rooster beter. Dit systeem sluit nauw aan bij het geven van meer autonomie en regelmogelijkheden aan medewerkers en teams, een van de kernprincipes van innovatieve arbeidsorganisatie.

Na een jaar zagen ze in Cocoon al de eerste positieve resultaten. “Vroeger herkende een leidinggevende een dag na bekendmaking van het rooster haar eigen opgemaakte rooster niet meer. Medewerkers waren immers regelmatig niet tevreden met hun top-down opgelegde rooster en begonnen ‘en masse’ met elkaar te wisselen. In het systeem van zelfroosteren noteerden we in een meting na implementatie 31% minder roosterverstoringen (= roostervrije dag wordt dienst of wissel van dienst)”, vertelt de directeur met trots.

De grootste meerwaarde van dit concept van roosteren is evenwel de zeer hoge tevredenheid van medewerkers. Bert: “We merken dat het geven van vertrouwen en verantwoordelijkheid aan het team écht werkt. Jawel, ook minder populaire diensten als vrijdagavond of kerst- en oudejaarsavond worden opgelost door het team. Mensen die kiezen voor een zorgjob in een woonzorgcentrum zijn zich terdege bewust dat deze job onregelmatige uren inhoudt. In het systeem van zelfroosteren kiest men wél welke vrijdag men al dan niet wil werken, en dat maakt een groot verschil in tevredenheid.”

 

 

Een vlekkeloos parcours?

Niet alle voorzieningen van de groep werken momenteel nog met zelfroosteren, aangezien men tot de vaststelling kwam dat dit moet aansluiten bij de teamcultuur en structuur. “Zelfroosteren, net zoals innovatieve arbeidsorganisatie, is geen doel op zich. Het is een middel om je visie, je droom over bewonerszorg en medewerkersbeleid waar te maken“, verduidelijkt de directeur. “De rol van de direct leidinggevende was en is hierin essentieel. Natuurlijk besteedt een leidinggevende nu minder tijd in de technische roosteropmaak. Maar deze tijd dient zij wel te benutten voor het ondersteunen, enthousiasmeren en coachen van medewerkers. Kort door de bocht zou je kunnen zeggen dat onze direct leidinggevenden evolueerden van roostermakers naar teammakers.“

 

Nieuwe stappen zetten met hulp van praktijklabo

Het succes van dit project prikkelde om nieuwe initiatieven ter verbetering van de arbeidsorganisatie onder de loep te nemen. Eind 2015, begin 2016 nam het WZC dan ook deel aan het praktijklabo om het gedachtegoed van IAO verder onder de knie te krijgen.

“De input van en de uitwisseling tussen de zeer diverse groep van deelnemers aan dit labo, in combinatie met de deskundige en begeesterende begeleiding van adviseurs Anouk en Ronnie, waren voor ons een stimulans om trajecten op te starten die ons kwaliteitsniveau kunnen verbeteren. De uitspraak van Ronnie, ‘Je moet niet ziek zijn om beter te worden’, blijf ik sowieso in mijn achterhoofd houden”, getuigt Bert.

 

“De input van en de uitwisseling tussen de zeer diverse groep van deelnemers aan dit praktijklabo, in combinatie met de deskundige en begeesterende begeleiding van adviseurs Anouk en Ronnie, vormden een stimulans.”

 

En de toekomst?

Eind 2016 zal met grote betrokkenheid van de medewerkers geëvalueerd worden of de (zorg)visie nog voldoet aan de verwachtingen van (potentiële) bewoners en aan vragen van nieuwe zorggroepen. Er zal ook bekeken worden of ze, om deze visie te operationaliseren, wijzigingen in hun organisatie dienen aan te brengen. Zo zal er onder andere onderzocht worden of het een meerwaarde is om bepaalde diensten / functies in te kantelen in de teams.

“Ons vertrouwen in de kracht van onze teams is door deelname aan het praktijklabo alleen maar versterkt. Het opnemen van verantwoordelijkheid en het toekennen van meer bevoegdheid aan medewerkers uit zich onder andere in het feit dat medewerkers hun talenten, die daarom niet in hun functieomschrijving staan, ook in hun job willen en mogen gebruiken.” Zo organiseert de onderhoudsmedewerkster van de assistentiewoningen met regelmaat fel gesmaakte etentjes voor de flatbewoners. Zo kon een kinesiste haar kennis van Italiaans aanwenden om een van origine Italiaanse bewoonster te begeleiden tijdens een verjaardagsetentje in een trattoria waar de obers haar in haar moedertaal als een koningin behandelden.

Deze en nog tientallen andere voorbeelden tonen aan dat dit WZC empowerment niet ziet als een trendy woord, maar als een gezamenlijke uitdaging om van Cocoon voor cliënten, bewoners en medewerkers een steeds betere woon-, zorg- en werkplek te maken.

 

“Ons vertrouwen in de kracht van onze teams is door deelname aan het labo alleen maar versterkt.”