Flanders Synergy let's work together
Woonzorgcentrum Kimpenhof waagt sprong naar multidisciplinaire teams
Woonzorgcentrum Kimpenhof waagt sprong naar multidisciplinaire teams

Woonzorgcentrum Kimpenhof waagt sprong naar multidisciplinaire teams

Te trage beslissingsprocedures, te veel bewoners om tegelijk voor in te staan en wrevel tussen medewerkers die weinig zicht hebben op elkaars taken. Genoeg signalen die woonzorgcentrum Kimpenhof te Opglabbeek ervan overtuigen dat verandering noodzakelijk is. Via POM Limburg maken ze kennis met de basisprincipes van innovatieve arbeidsorganisatie. Het betekent de start van een omwenteling naar bewonersgericht samenwerken in multidisciplinaire en zelfregelende teams.

Kwaliteitsverantwoordelijke Gerda Domen, directeur Paul Vliegen en hoofdverpleegkundigen Nathalie Cordie en Wim Plessers vertellen over de eerste stappen in het proces. 

Visitekaartje

Woonzorgcentrum Kimpenhof in Opglabbeek maakt deel uit van de vzw Sint-Barbara waartoe ook het woonzorgcentrum Beversthuis in Bilzen hoort. 61 bewoners krijgen er zorg van 45 medewerkers. Het is een levendige plek, met als kloppend hart de leefzaal waar familieleden en bewoners vaak samen de dag doorbrengen. De deur van het centraal gelegen verpleeglokaal staat altijd open.

De aanleiding: gestage groei leidt tot spanning 

Woonzorgcentrum Kimpenhof groeide gestaag de laatste jaren. 􏰀"Onze manier van werken met een zorgteam, een onderhouds- en keukenteam en ondersteunende functies, begon barsten te vertonen. De hoofdverpleegkundige kon onmogelijk alles nog beheersen. Omwille van de vele hiërarchische lijnen kon het dagen duren voor kleine aanpassingen in de zorg in voege traden",􏰁 vertelt Gerda. Medewerkers voelden de werkdruk toenemen. 􏰀"Elk heeft zijn deeltaak en komt in aanraking met alle bewoners. Dat betekent de situatie van 61 mensen in het oog houden én 61 verhalen volgen. Onmogelijk! Medewerkers kunnen daardoor hun ideaalbeeld van 􏰀'goede zorg􏰁' niet meer realiseren. Gevolg was een toenemende spanning en meer wrevel tussen de verschillende teams.􏰁"

Het plan: multidisciplinaire en zelfregelende teams

Het paramedisch team werkte al multidisciplinair en draaide merkelijk beter dan de andere. Ook Nathalie, de jonge hoofdverpleegkundige, was reeds overtuigd dat het anders kon. De projectoproep van POM Limburg gaf het laatste zetje. Het bood de nodige ondersteuning om de principes van innovatieve arbeidsorganisatie op de eigen organisatie toe te passen. "􏰀Binnenkort gooien we de bestaande functiegerelateerde teams dooreen en splitsen we de bewonersgroep in twee"􏰁, vertelt Nathalie. "􏰀In twee teams, elk onder leiding van een hoofdverpleegkundige, zullen zorgverleners, animatoren, kinesisten en onderhoudsmedewerkers samenwerken. Elk team staat in voor een dertigtal bewoners. Deze zelfregelende teams krijgen meer vrijheid om hun werk te organiseren: de dagindeling bepalen, uurroosters en vakantieregeling plannen, elkaar helpen bij de basistaken,... Hierbij staat de bewoner steeds centraal.􏰁"

"De zelfregelende teams krijgen meer vrijheid om hun werk zelf te organiseren. Hierbij staat de bewoner steeds centraal."

De eerste stap: een gedeelde visie en missie

Kimpenhof zette ondertussen de eerste stappen in de transitie. De staf stelde de missie en visie op met als baseline 􏰀'Thuis met zorg'􏰁 en als ambitie 􏰀een 'vier sterren thuis-hotel worden'􏰁. Op de personeelsvergadering van juni 2015 stelden ze de visie voor, samen met het plan om naar twee multidisciplinaire teams te gaan.

􏰀"Medewerkers reageerden enthousiast: ze zien het voorstel als een oplossing voor veel van hun klachten. Maar ze hadden ook praktische vragen over het effect van de veranderingen op hun dagelijks werk􏰁", vertelt Paul. 􏰀"Die vragen helpen ons zowel om zaken nog concreter te maken als bij de indeling van de teams"􏰁, voegt Wim toe.

De twee hoofdverpleegkundigen maakten een competentiematrix en letten op een goede verdeling van interesses, talenten en persoonlijkheidskenmerken bij de indeling van de teams.

􏰀"Medewerkers reageerden enthousiast: ze zien het voorstel als een oplossing voor veel van hun klachten. Maar ze hadden ook praktische vragen."

De nabije toekomst: twee teams tegen 15 november en een extra team in 2019

In september definiëren alle medewerkers samen gedeelde waarden en maakt de staf de indeling van de teams bekend. Pas daarna worden bewoners en familie ingelicht.􏰁 "15 november is D-day: dan gaat de nieuwe werkvorm in",􏰁 zegt Paul. "Onze huidige sterktes behouden, zoals het samenleven in de dagzaal en de toegankelijkheid van medewerkers voor de familie, zien we als een uitdaging.􏰁" Met een nieuwbouw in 2019 zal de capaciteit met 30 bewoners toenemen. 􏰀"Exact nog een team. We rekenen erop dat het multidisciplinair samenwerken tegen dan gesmeerd verloopt",􏰁 lacht Gerda.

"Onze huidige sterktes behouden, zien we als een uitdaging." 

Ondersteuning consultant en juiste schaal zijn sleutels voor succes

Kimpenhof werd tijdens dit traject begeleid door Ronnie Leeters. "􏰀De ondersteuning van een consultant is goud waard􏰁", gaat Gerda verder. 􏰀"Hij stelt voortdurend vragen en dat dwingt ons om onze ideeën concreter te maken."􏰁

"􏰀Dankzij het lerend netwerk van Flanders Synergy vermijden we alvast enkele valkuilen",􏰁 vult Paul aan. 􏰀"Zo kiezen we bewust om de wooneenheden en dus de teams niet te klein te maken. Ervaringen van andere woonzorgcentra tonen immers aan dat zo'􏰁n model financieel niet haalbaar is.􏰁"

Motivatie is alles

Een goede raad voor andere organisaties? "􏰀Leg veranderingen niet op. De motivatie van medewerkers is cruciaal om het project te doen slagen.􏰁"

"Het is de taak van leidinggevenden om die motivatie warm te houden en te zorgen voor duurzaamheid",􏰁 aldus Paul. "􏰀We weten dat er nog moeilijke momenten komen",􏰁 zegt Nathalie, "􏰀maar we delen een duidelijke visie en blijven in dialoog.􏰁" 

 

Geschreven door Lisa Coppin in opdracht van Flanders Synergy