Flanders Synergy let's work together
WZC Beversthuis
WZC Beversthuis

WZC Beversthuis

Vzw Sint-Barbara nam met twee van haar woonzorgcentra, Beversthuis en Kimpenhof, deel aan een lerend netwerk van Flanders Synergy en POM Limburg. Tijdens een intensief traject, met zowel collectieve als individuele sessies, werden ze begeleid om een herontwerpplan te implementeren in de eigen organisatie. Tot grote tevredenheid van de directie, medewerkers en niet te vergeten de bewoners. Ondertussen nemen ze ook deel aan een vervolgtraject, om op het elan verder te gaan. In dit artikel staan we even stil bij het afgelegde traject van Beversthuis, en dit zowel vanuit het perspectief van een teamlid, als van een kwaliteitscoördinator en directeur.

WZC Beversthuis heeft als doelstelling om bewoners te laten wonen en leven in een ‘thuis-hotel’, waar 4-sterren zorg aangeboden wordt, en dit zowel voor bewoners, familie van bewoners, medewerkers en externe partners. Het WZC stelt 80 medewerkers tewerk die deze 4-sterren zorg realiseren voor 104 bewoners.

 

Waarom anders organiseren en werken?

De aanleiding voor het verandertraject was in de eerste plaats de verhuis naar een nieuwbouw eind 2015. “Met de verhuis is ons bewonersaantal bijna verdubbeld, met als logisch gevolg een uitbreiding van het personeelsbestand. Dit op zich vormde al een hele uitdaging”, stelt Gerda Domen, kwaliteitscoördinator. Daarnaast stelde de organisatie ook vast dat de vraag naar ‘zorg op maat’ alsmaar toeneemt. “We willen een kwaliteitszorg organiseren met de klemtoon op een individuele benadering en het in stand houden van maximale autonomie. Onze droom is om onze bewoners te laten wonen en leven in een ‘thuis’hotel waar 4-sterrenzorg wordt aangeboden. Dit houdt in dat de bewoner zelf zijn dag kan indelen. Dit gaat van het uur van opstaan, nemen van ontbijt, keuze van middagmaal, bezoek aan kiné, … tot het slapengaan.”

Deze manier van werken heeft natuurlijk consequenties voor de medewerkers. De hele organisatie werd dan ook herdacht en de manier van werken veranderde sterk. Gerda: “Over de verschillende disciplines en diensten heen wordt er nu samengewerkt zodat ‘leven, wonen en zorg voor onze bewoners’ één geheel wordt en niet meer bestaat uit verschillende deeltjes. Ook voor de medewerkers willen we de nodige ‘Zorg’ dragen. Ze werden betrokken bij het gehele proces zodat we slimmer zijn gaan werken in plaats van harder.”

 

Maximale betrokkenheid en maximale autonomie

 “Onze nieuwe manier van werken kenmerkt zich door twee uitgangspunten: maximale autonomie voor de bewoners door keuzemogelijkheden te creëren waar mogelijk, én een grotere betrokkenheid van medewerkers”, vertelt Gerda.

Deze betrokkenheid werd al meegenomen bij het vormgeven van de teams, door op een participatieve manier aan de slag te gaan. Gerda: “Met onze medewerkers zijn we op zoek gegaan naar de samenstelling van de teams voor de verschillende leefgroepen. Iedere medewerker werd sterk betrokken bij de opstart van de organisatieverandering. Op die manier konden eventuele problemen snel verholpen worden doordat men zelf oplossingen kon aanreiken. Hierdoor groeide het zelfvertrouwen en konden de medewerkers meer voldoening halen uit hun job.”

Hechte teams werden gevormd, met één doel voor ogen: “4-sterrenzorg bieden” en dit niet enkel door maar ook voor het eigen team. De teamleden zijn onderling afhankelijk van elkaar en helpen elkaar. Iedereen kan werken vanuit de eigen specifieke competenties en verschillende persoonlijkheden zonder dat dit de samenwerking en het wederzijdse respect in de weg staat.

“Het betrekken van de huidige medewerkers in het ganse proces, het zoeken van de juiste persoon op de juiste plaats, het creëren van nieuwe functies die de teams versterken, zijn volgens ons belangrijke stappen geweest in het realiseren van een vernieuwde organisatie waar medewerkers zich goed voelen. Dit komt de continuïteit binnen ons woonzorgcentrum zeker ten goede, door een verminderde uitstroom, een grotere jobtevredenheid, en minder ziekteverzuim”, sluit een trotse Gerda af.

 

“Over de verschillende disciplines en diensten heen wordt er nu samengewerkt zodat ‘leven, wonen en zorg voor onze bewoners’ één geheel wordt en niet meer bestaat uit verschillende deeltjes.”

 

Geen lijstjes meer

Aline Wolfs werkt al 20 jaar in WZC Beversthuis, en ervaart dus in sterke mate hoe de dingen er nu anders aan toegaan. In de oude bouw werkten ze niet in teams, maar stonden ze in voor de zorg van 53 bewoners wat op zich zeer zwaar en onoverzichtelijk was. Daardoor gingen ze met taaklijstjes werken, omdat ze het gevoel hadden dat ze enkel zo het overzicht konden behouden. Door zo taakgericht te werken verloren ze echter wel eens de bewoner uit het oog. Bovendien werkten de verschillende disciplines naast elkaar en was er weinig of geen overleg.

Aline: “Met de verhuis naar de nieuwbouw is onze manier van werken erg veranderd, we vormen nu één team dat bestaat uit verschillende disciplines. De lijstjes zijn verdwenen, we communiceren nu veel meer. We spreken af en werken allemaal samen. Ik heb het gevoel dat ik veel meer mag meedenken, mijn mening is belangrijk binnen ons team. Door de goede communicatie lijkt de werkdruk te verminderen.”

“Het loslaten van de lijstjes, van het taakgericht werken heeft me in het begin wel erg afgeschrikt”, geeft Aline toe. “Ik had het gevoel mijn structuur te verliezen, de lijstjes leken een houvast te zijn. Maar we hebben elkaar als team gemotiveerd en gestimuleerd om ervoor te gaan, vooral het communiceren met elkaar bleek heel belangrijk te zijn.”

 

Met meer goesting werken!

De nieuwe manier van werken wordt door Aline duidelijk als positief gewaardeerd. “Ik ben in 20 jaar nog nooit zo graag komen werken. Ook voor onze bewoners is deze vernieuwing een grote verbetering, we kunnen nu veel meer rekening houden met hun wensen. In het verleden was de volgorde van het lijstje belangrijk. De druk voor het afwerken van het lijstje was zo groot, dat ik vroeger zeer gestresseerd kwam werken. Ik ben nu veel rustiger geworden.”

Ook de sfeer binnen het team geeft haar goesting en energie om verder te gaan. “Er is een geweldige teamspirit, we staan er als team, we werken samen aan ons gemeenschappelijk doel: onze bewoner iedere dag een fijne dag bezorgen. Ook de relatie met de directie is heel open, ze nemen deel aan onze teamvergaderingen en geven ons de kans om binnen ons team een aantal beslissingen te nemen”, gaat Aline verder. “Ik wil echt nooit meer terug naar de vroegere manier van werken.”

 

“Wat me goesting en energie geeft, is dat onze bewoners er beter van worden. En de geweldige sfeer binnen ons team. Ik kom heel rustig naar mijn werk, veel minder stress!”

 

Een andere rol voor de directie

Paul Vliegen is directeur van vzw Sint-Barbara. Met de vernieuwde organisatie is ook de rol van Paul als directeur sterk veranderd. Waar het directieteam vroeger vooral aanstuurde, hebben zij nu een eerder faciliterende rol. “We hebben moeten leren om onze vroegere rol en manier van werken los te laten”, vertelt Paul. “We stimuleren de teamverantwoordelijken en hoofdverpleegkundigen om mee beslissingen te nemen, ook bij zaken waar dat vroeger niet het geval was. We proberen daarnaast maximaal te ondersteunen bij organisatorische problemen op de dienst, maar dan samen met de teams. We strooien regelmatig vragen in het team, die aanzetten tot nadenken over hun functioneren, telkens met onze missie en visie in het achterhoofd.”

“Uiteindelijk kunnen wij vaststellen dat we nu veel korter bij de teamverantwoordelijken en medewerkers staan. Daar put je een grote voldoening uit, en dit schept een klimaat van goesting om te werken. Vroeger kon je wel een idee lanceren, en als je geluk had dan werd het aanvaard. Nu gaat het veel verder: teams helpen meedenken en kunnen zo een gedragen beslissing nemen. Dit werkt bevrijdend. Ik wil alvast niet meer terug!”, eindigt een overtuigde directeur.

 

“Uiteindelijk kunnen wij vaststellen dat we nu veel korter bij de teamverantwoordelijken en medewerkers staan. Daar put je een grote voldoening uit, en dit schept een klimaat van goesting om te werken.”